第一章 总 则

第一条 为加强学生档案管理，推进学生档案管理规范化、标准化建设，提高学生档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《燕山大学档案管理办法（2024年修订）》等相关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称学生档案，是指学校按国家招生政策与规定录取的，接受普通高等学历教育的本科及研究生的个人档案。

第三条 学生档案管理实行统一领导、分级管理原则。由学校统一领导，各学院具体负责管理本单位的学生档案，同时接受学校有关部门的监督和指导。

第二章 管理单位及职责

第四条 各学院分管学生工作的领导为本单位学生档案管理工作负责人，辅导员为所负责学生档案的管理人员。学院可根据实际情况设置一至两名专职或兼职学生档案管理员，负责本单位学生档案的统筹管理。

第五条 学校负责制定、健全学生档案管理制度与标准，常态化开展业务培训与督导检查，推进学生档案管理规范化、标准化与科学化。

第六条 各学院负责学生档案日常保管，学生档案整理与归档，学生档案调阅与转递，学生档案保密与安全，制定本单位学生档案管理办法等。

第七条 学生档案管理员负责所在学院学生档案的统筹管理。辅导员承担学生档案的具体工作，包括学生档案的收集、规范整理及毕业转递等。

第八条 凡有下列行为之一的，依据《中华人民共和国档案法》等法律法规和学校相关规定，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任：

（一）玩忽职守，造成档案损毁、丢失或擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录或公开档案内容的；

（三）涂改、伪造档案材料的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第三章 档案内容和接收

第九条 学生档案主要包括以下内容：

（一）新生入学材料：

1.本科新生档案材料，一般应包括高中学籍材料、高考报名登记表、高考体检表、团组织材料等；

2.研究生新生档案材料，除原有个人档案应有材料外，还包括研究生招生录取材料，如有工作经历的还应包括相关人事档案材料。

（二）学习材料：在校期间的学业成绩单等；

（三）学籍材料：学生登记、考评材料等；

（四）毕业材料：毕业生登记表、学位评定材料、大学生身体素质达标成绩卡等；

（五）奖惩材料：表彰奖励、违纪处分相关材料；

（六）组织材料：党团组织或加入其他政治团体材料；

（七）体检材料：体检表等；

（八）其他应归档的材料。

第十条 新生档案由各学院负责接收，按专业、学号顺序整理、审查，并做好记录，永久或长期保存备查：

（一）学生档案应密封完好、材料齐全，已拆封档案不予接收；

（二）档案材料缺失或存疑的，应及时通知学生回原单位补办；

（三）原则上不接收学生个人自带档案。凡是属于规定学生自带个人档案省份的或学生本人已将档案带至学校的，经所在学院审查，档案密封完整且档案材料齐全的，各学院方可接收该档案。

第四章 归档要求与保管

第十一条 学生档案归档应遵循以下要求：

（一）学生在校期间形成的档案材料应及时收集、整理，经学院审核后归档。归档材料应真实、完整，不符合要求的不得归档；

（二）在职研究生在校期间个人档案材料，由所在学院按照归档手续及时办理归档；留学生在校期间个人档案材料，由国际教育学院按照归档手续及时办理归档；

（三）归档材料必须书写规范、内容准确、字迹清晰，使用黑色中性笔填写，不得使用复印件，未经批准不得更改信息。

第十二条 学生档案的保管应符合以下规定：

（一）档案应由专人管理，并存放在专用档案保管室、专用档案保管柜内，同时做好防火、防盗、防潮等安全防护措施；

（二）各学院建立学生档案登记和定期审查制度，且每年至少要对学生档案全面审查一次；

（三）档案管理人员岗位变动时，须及时办理档案交接手续。

第十三条 学生党员档案归档要求依据《燕山大学发展党员材料归档暂行办法》（燕大党组字〔2019〕65 号）执行。

第五章 档案的查阅

第十四条 外单位因学生就业、升学、应征入伍等原因需查阅学生档案的，相关人员须持单位介绍信及有效身份证件，经学院分管学生工作领导批准，办理手续后方可查阅。

第十五条 查阅档案时，档案管理员和查阅人应遵守以下规定：

（一）实行查阅登记制度，严格履行登记手续；

（二）查阅须在档案室或指定地点进行，不得外借；

（三）不得查阅本人及亲属档案，不得翻阅与查阅事由无关的材料；

（四）不得涂改、圈划、污损、抽取、增添档案内容；

（五）未经批准不得摘抄、复制、拍摄档案内容；确需复制的，须经学院主管领导同意，复印件核对无误后注明日期并加盖学院党委印章；

（六）严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。

第六章 档案的转递

第十六条 学生毕业、转学、退学等，各学院应按规定及时转递档案。

（一）毕业生档案、转学学生档案由各学院按照档案邮递地址统一办理转递；

（二）开除学籍、退学、死亡、出国离校未保留学籍等学生，档案转回生源地档案管理部门；

（三）休学、服兵役、出国保留学籍等学生，档案可按规定暂存在原学院；

（四）在校学生原则上不办理档案转递，其他情况须经学院主管学生工作领导同意并报学生工作处审批后处理。

第十七条 及时做好转专业、留降级等学籍异动学生和校内升学学生的档案移交工作。移交学生档案时，档案管理员、档案移交人与接收人核验无误后，须在《学生档案移交清单》上签字，同时加盖所在单位公章。

第十八条 转递档案应遵守以下规定：

（一）档案密封后应当采用邮政特快专递（EMS）、机要等规定渠道寄送，必要时可安排专人送取。学生档案一般不得由本人自带；

（二）学生档案必须完整、齐全，严禁私自扣留档案材料或分批转递；

（三）档案转递时，要做好信息登记，详细记录档案转递时间、事由、数量及交接双方信息等，永久或长期保存备查；

（四）转递时须填写《高等学校毕业生档案转递单》；

（五）对因各种原因退回或滞留的学生档案，在检查密封完整的基础上由所在学院继续保管并办理登记手续，及时通知学生办理档案的转递手续。

第十九条 暂未落实就业单位的毕业生，如申请档案留校托管，须与所在学院办理档案托管手续。托管档案免费保管时间为两年，超过两年的，学生档案转回毕业生户籍地公共就业人才服务机构。

第二十条 因各种原因造成档案遗失确需补办的，须由本人提交补办申请（说明就读和毕业的具体情况），及单位出具的遗失证明，经原所在学院核实后，可补办在校期间相关证明材料。

第七章 附 则

第二十一条 本办法由学生工作处负责解释。

第二十二条 本办法自发布之日起施行。