各学院：

我校2011届毕业生分配工作即将开始，为了更好组织安排各学院做好毕业生档案发放工作，避免在毕业生档案封装和机要文件交寄单填写中出现不规范现象，影响档案正常发放。学生工作处现就档案转递及其机要信封和机要文件交寄单填写的注意事项做一说明，希望各学院严格按此要求办理。

一、机要信封封装要求：

1、在填写档案发放地址时，应按照“所在城市+档案接收单位（+部门）”的格式顺序填写。档案接收单位必须是全称，不能简写。单位所在街道门牌号等可写也可不写，但不能以邮政信箱号或街道门牌号代替档案接收单位名称。

2、如果就业单位不能接收档案，而采取挂靠所在地区人事局或人才交流中心的，在填写档案发放地址时只填写档案接收单位，不填写就业单位。

3、邮寄地址如果为打印后粘贴上的，机要部门要求必须加盖公章。

4、机要信封正面左下角的基本信息栏，烦请各学院务必填上，以便将来出现退档等特殊情况时能及时处理。

5、机要信封为专用信封，建议各学院在封装时使用胶水，双面胶特别容易脱胶。机要信封粘贴后加盖骑缝章。

6、请各学院负责老师务必认真填写机要信封，保持封面整洁，如有涂改之处，须加盖公章。

二、机要文件交寄单填写要求：

1、由于机要文件交寄单上的机要编号是逐行打印的，不能出现跨行填写的现象，在填写“收件单位名称及住址”时，按照“所在城市+档案接收单位全称”格式填写即可。如发往“湖南省长沙市国防科技大学航天与材料工程学院”的学生档案，在填写时，只需写成“长沙市国防科技大学”即可，在机要信封上可填写详细的档案接收单位地址。

2、机要文件交寄单还有以下几项需要填写：

（1）寄件单位：直接填写档案所属学院

（2）件数：统一在“机”栏划“√”

（3）发件单位：此栏统一写学生姓名（以便将来查询）

（4）机要通信编号：是机要部门用于录入机要号的，各学院在填写时务必要空着。

（5）登记人：为各学院档案发放负责人

（6）送件人：为发档当天本学院学生档案发放负责人

3、关于机要文件交寄单填写时的几点建议：

（1）建议在填写交寄单前，先将学生档案按照就业单位提前分类，尽量把在同一单位就业的学生档案放在一起。

（2）建议在填写交寄单时，不填写页数，而把“10”的整数倍的学生档案按照机要交寄单上的顺序依次排放，并与相应的交寄单打包在一起。

三、其他说明：

1、各学院请根据此次发放学生档案数量，于6月27日来我处领取机要文件交寄单（一式两份），并预约发档日期，便于统筹安排发档时间。

2、学生档案是国家规定的机密文件，转递到秦皇岛市以外的学生档案只能通过机要局转递或接收单位专人来取，不允许个人自带或请人代领。档案接收单位在秦皇岛市区的，不通过机要形式投递，学院整理好后，统一送至学生工作处学生管理科，学生工作处派专人送交秦皇岛市人事局或秦皇岛市开发区人事局。

3、机要文件查询期限为一年，且只能在档案发出一个月后才能查询。建议广大毕业生在毕业发档后3个月内及时与档案接收单位联系，查询自己的档案是否妥投。如经查询接收单位确实未收到档案的，可向学院或学校学生管理科（03358066740）问明发档日期及档案邮寄的机要号及地址后，到档案接收单位查询。

4、，各学院请在大批发放档案前5天将填写好的《燕山大学学生档案发放登记表》（见附件）发送至：xsk@ysu.edu.cn，以便我处对学生档案地址和单位进行审查。档案投递后5天内，请各学院及时补填《燕山大学学生档案发放登记表》中的“投递经手人”和“机要号”等信息，并将机要交寄单和《燕山大学学生档案发放登记表》电子版交至学生管理科。

如有其他疑问，可与学生工作处学生管理科（世纪楼308室）联系。联系人：陈徽、卢晓丽；联系电话：8066740。

附件：《燕山大学学生档案发放登记表》

燕山大学学生工作处

2011年6月15日