各学院：

根据我校2012届毕业生离校工作安排，为了更好的做好毕业生档案发放工作，根据《燕山大学学生档案管理办法（试行）》，结合今年实际情况，提出以下具体要求，请各学院严格按要求办理。

一、材料归档

将应归档的材料装入档案，做到真实、准确、全面。如发现高中或大学阶段的档案不全或缺失，应如实告知毕业生本人并尽可能补全。

二、档案分类

1、秦市以外就业和回原籍学生档案。

2、考取秦市以外高校研究生学生档案。

3、在秦市就业学生档案。

4、考取燕大本校研究生学生档案。

5、签省人才学生档案。

以上档案分类整理，秦市以外就业、回原籍以及考取秦市以外高校研究生的学生档案要填写机要文件交寄单。

三、机要信封封装要求

1、在填写档案发放地址时，应按照“所在城市+档案接收单位（+部门）”的格式顺序填写。档案接收单位必须是全称，不能简写。单位所在街道门牌号等可写也可不写，但不能以邮政信箱号或街道门牌号代替档案接收单位名称。

2、如果就业单位不能接收档案，而采取挂靠所在地区人事局或人才交流中心的，在填写档案发放地址时只填写档案接收单位，不填写就业单位。

3、邮寄地址如果为打印后粘贴的，必须加盖公章。

4、请务必填写机要信封正面左下角的基本信息栏，以便出现退档等特殊情况时能及时处理。

5、机要信封为专用信封，建议各学院在封装时使用胶水，勿用双面胶、胶棒等容易脱胶粘合材料，机要信封粘贴后加盖骑缝章。

6、请保持封面整洁，如有涂改之处，须加盖公章。

四、机要文件交寄单填写要求

1、由于机要文件交寄单上的机要编号是逐行打印的，不能出现跨行填写的现象，在填写“收件单位名称及住址”时，按照“所在城市+档案接收单位全称”格式填写即可。如发往“湖南省长沙市国防科技大学航天与材料工程学院”的学生档案，在填写时，只需写成“长沙市国防科技大学”即可。

2、填写要求

（1）寄件单位：直接填写档案所属学院

（2）件数：统一在“机”栏划“√”

（3）发件单位：此栏统一写学生姓名（以便将来查询）

（4）机要通信编号：是机要部门用于录入机要号的，各学院在填写时务必要空着。

（5）登记人：为各学院档案发放负责人

（6）送件人：为发档当天本学院学生档案发放人

3、交寄建议

（1）首先将学生档案按照接收单位提前分类，把接收单位相同的学生档案放在一起。

（2）在填写交寄单时不填写页数，而把“10”的整数倍的学生档案按照机要交寄单上的顺序依次排放，并与相应的交寄单打包在一起。

五、工作要求

1、请各学院于6月27日来我处领取机要文件交寄单，并预约各类档案发放和交接日期。

2、请各学院在大批发放档案前5天将填好的《燕山大学学生档案发放登记表》（见附件）发送至：xsk@ysu.edu.cn，我处将对学生档案发放地址和单位进行审查。

3、档案投递后5天内，请各学院及时补填《燕山大学学生档案发放登记表》中的“投递经手人”和“机要号”等信息，并将机要交寄单和《燕山大学学生档案发放登记表》电子版交至学生管理科。

4、机要文件查询期限为一年，且只能在档案发出一个月后才能查询。建议毕业生在毕业发档一个月后3个月内及时到档案接收单位查询是否妥投。如未收到档案，可登陆我处毕业生档案查询系统（http://xgc.ysu.edu.cn/check/index.asp），也可向学院或学校学生管理科（0335-8066740）查明发档日期及档案邮寄的机要号及地址，然后到档案接收单位查询。

如有其他疑问，可与学生工作处学生管理科（世纪楼308室）联系，联系人：陈徽、卢晓丽；联系电话：8066740。

附件：《燕山大学学生档案发放登记表》

燕山大学学生工作处

2012年6月13日